見積・注文・納品・請求の突合を自動化（160枚を32秒・8件のズレを検出）
「請求したのに入金がない」
そう思って督促の電話をかけたら、先方は注文どおりの金額をきっちり払っていて、間違っていたのはこちらの請求書だった。
今回やってみた40案件のうち、1件が実際にこれでした。
見積書・注文書・納品書・請求書。この4枚は、本来ぜんぶ同じ金額になるはずのものです。でも手で作っている限り、どこかで必ずずれます。今回はそれを機械に突き合わせさせました。
用意したもの
架空のサンプル会社（株式会社サンプル建設）の書類一式です。顧客の実データは1枚も使っていません。
| 用意したもの | 数 |
|---|---|
| 見積書・注文書・納品書・請求書 | 40案件ぶん＝PDF 160枚 |
| 入金明細（Excel） | 62行（うち入金 38行） |
40案件のうち、わざとおかしくしたものが何件か混ざっています。何件どこに入れたかは、突合させる側には教えていません。
手でやると、どれくらいかかるか
1案件につき、4枚の書類を並べて
- 合計金額が4枚とも同じか
- 明細の数量と単価が変わっていないか
- 日付が 見積 → 注文 → 納品 → 請求 の順に並んでいるか
- 振込先が普段と同じか
を見ていきます。慎重にやって1案件5分として、40案件で200分（3時間20分）。 そのあとに入金明細62行との消し込みが残ります。
※ この200分は「1案件5分」を置いた推計です。実際に測った数字ではありません。
出した指示
1_素材キット の40案件を、見積書・注文書・納品書・請求書の4枚で突き合わせてください。
・4枚の合計金額が一致しているか
・明細行の数量・単価が途中で変わっていないか
・日付が 見積→注文→納品→請求 の順になっているか
・振込先が他の案件と違っていないか
・_入金明細.xlsx と照らして、請求に対する入金があるか
おかしいところは案件番号と根拠（どのファイルの何行目か）つきで出してください。
かかった時間
31.7秒でした。
読み取り（PDF160枚＋入金明細62行）から、突合、Excel 14シートの作成まで全部込みです。 実測は今日（2026年8月15日）に実際に走らせて測ったものです。
3時間20分（推計）が32秒になった、という話ではありません。 正確には「人がやると3時間かかるので、実際には誰もやっていなかった作業」が、32秒でできるようになった、という話です。ここが大事なところだと思っています。
見つかったもの（8件・5案件）
35案件は金額・日付・振込先・入金すべて問題なしでした。残り5案件がこれです。
★案件007：「未入金」ではなく、請求書のミスでした
これが今回いちばんおもしろい1件です。
| 書類 | 合計 |
|---|---|
| 見積書 | 1,036,530円 |
| 注文書 | 1,036,530円 |
| 納品書 | 1,036,530円 |
| 請求書 | 1,179,090円（＋142,560円） |
| 入金 | 1,036,530円 |
請求書の1行目「木造解体工事」の数量だけが 80 → 92 に変わっていました（金額 864,000円 → 993,600円）。
入金額は1,036,530円。見積・注文・納品の金額とぴったり一致します。 つまり先方は注文どおりに払っていて、間違っているのはこちらの請求書のほうです。
金額の差だけを見て「142,560円足りません」と督促していたら、恥をかいていました。
案件005・022：本当に入金がありませんでした
| 案件 | 請求額 | 請求日 | 支払期限 | 経過 |
|---|---|---|---|---|
| 005 | 566,720円 | 2025-06-16 | 2025-08-28 | 352日 |
| 022 | 710,930円 | 2025-11-03 | 2026-01-28 | 199日 |
合計127万円が、1年近く放置されていた計算になります。
案件019：納品日が、見積書より前でした
- 見積書の発行日 2025-08-23
- 注文書の発行日 2025-08-26
- 納品日 2025-08-22 ← 見積を出す前に納品したことになっている
日付をさかのぼって書類を作ると、こうなります。書類としては通ってしまいます。
案件031：振込先が1件だけ違いました
- 案件031だけ … さくら中央銀行 中央支店 普通 9988776
- 他の39件 … ひなた銀行 東支店 普通 1234567
口座名義はどちらも同じです。振込先の書き換えは、気づきにくいところの代表です。
合っているかを確認しました
ここを飛ばすと、記事として意味がありません。
検知した5案件は、全部それぞれの元のPDFを開いて、目で見て裏取りしました。 数量80→92も、納品日8/22も、口座番号9988776も、実物にそのとおり書いてあります。
そのうえで、残り35案件については「問題なし」と出た側の確認もしています。 これは「見つけられなかっただけ」の可能性があるので、突合の観点を14シートに全部書き出して、 何を見て何を見ていないかが分かる形にしました。
できなかったこと
ここが一番書かれない部分だと思うので、正直に書きます。
1. 現金・手形・相殺で受け取ったぶんは追えません。 今回照らしたのは銀行の入金明細だけです。現金で受け取っていれば「未入金」と出ます。 案件005と022も、本当に未回収なのか、別の方法で受け取っているのかは、この突合だけでは分かりません。
2. 入金明細の摘要が途中で切れているものがあります。 「フリコミ サトウ」で切れていると、佐藤様なのか佐藤建設なのか判別できません。 今回は金額と日付で当てましたが、同額の請求が2件あったら当てられません。
3. どれが正しくて、どれが間違いかは、書類だけでは決まりません。 案件007も、機械が言えるのは「請求書だけ違う」までです。 本当に数量が92だったのに見積が80のままだった、という可能性も残ります。 最後は人が確認するしかありません。
この3つを分かったうえで使うなら、有効です。 分からずに「AIが未回収を見つけてくれた」と思って督促すると、事故ります。
そのまま社内通達まで作りました
見つけて終わりでは、来月また同じことが起きます。 なので再発防止の社内通達（A4・4ページ）まで作りました。
要点はこの6つです。
- 請求書は納品書から作る。新規に入力しない（打ち直したところが間違いの入り口）
- 数量・単価が変わったら請求書で調整しない。変更見積＋変更注文書を先に取り交わす
- 日付は 見積 → 注文 → 納品 → 請求 の順。さかのぼった日付で作らない
- 振込先はテンプレートの文言に手を入れない。変更は経理責任者の事前承認＋記録
- 請求書を出したら控えに支払期限を書く（消し込みの基準になる）
- 発行前にチェックリストで本人が確認
書くときに1つだけ気をつけたことがあります。犯人探しにしないことです。
通達の本文に「個人の責任を問うためのものではない」「手で作っていれば必ず起きる。起きない手順に変えるのが目的」「自己申告した内容を責めることはしない」と明記しました。
通達で人を締めると、次から隠されて、発見が遅れます。
この作業をやらせるべきか
書類が4枚に分かれている業種なら、やる価値があります。 建設業・製造業・卸のように、見積 → 注文 → 納品 → 請求 と流れる商売です。
逆に、見積と請求しかない業種では、ここまでの仕組みは要りません。 そういう場合はそう申し上げます。
御社の場合はどうか
一番めんどうな業務を1つだけ教えてください。それがAIに渡せるかどうかをお返しします。
「渡せない」という結論になることもあります。そのときは正直にそうお伝えします。