手書きの作業日報25枚を、スマホ写真のまま渡してExcel一覧に（実測28分21秒）

「午後より降雨のため15時終了」

現場の日報に、そう書いてありました。ところが同じ紙の中で、6人のうち5人が16時30分から18時まで働いたことになっています。

15時に終わっているのは、1人だけでした。

紙を1枚ずつめくって気づける矛盾ではないと思います。今回の25枚の中に、これと同じ食い違いが5件ありました。

用意したもの

架空のサンプル会社（株式会社サンプル建設）の手書き作業日報です。実在の会社・個人の日報は1枚も使っていません。

用意したもの	数
手書きの作業日報	25枚（スマホで撮った写真・傾きと影あり）
そこに書かれている作業	のべ110人分・合計858時間（107.25人工）
期間	2025年6月2日〜6月30日（日曜だけ休み）
現場 / 作業員 / 作業内容	8か所 / 10名 / 14種類

出した指示

1_素材キット の手書き日報25枚を読んで、Excelの一覧表にしてください。
・日付・現場名・氏名・作業内容・開始・終了・作業時間・天候・使用機械・搬入資材
・特記事項と延べ人工も拾ってください
・読み取りに自信がないところは、印を付けて分かるようにしてください

写真の向きをそろえる、コントラストを上げる、といった下ごしらえは何もしていません。

読み間違いをどう潰したか

手書きを読ませるときに一番こわいのは、間違って読んだことに気づけないことです。数字が1つ違っても、表としては成立してしまいます。

今回は3段構えにしました。

1. 1枚を2つのAIに、別々のやり方で読ませる（片方は漢字を重視、もう片方は数字を重視する指示）
2. 2つの結果が食い違った箇所だけ、3人目に確認させる
3. そのうえで、110人分すべてを人の目でも照合する

結果、25枚とも2つの結果が完全に一致しました。3人目の出番はありませんでした。

そのうえで氏名欄110人ぶん・ヘッダー25枚ぶん・特記事項25枚ぶんを切り出して並べ、目で見て確認しています。全部AIの読み取りと一致していました。

なお、AIが「字の形で迷った」と申告してきた箇所が30件あります。これは全部、人の目と検算の両方で裏を取りました。

かかった時間

一覧表ができるまでが28分21秒です。編集で早送りしていません。

何に	時間
素材の確認と段取り	2分54秒
25枚を2回ずつ読む（AI 10体が並列）	3分55秒
結果の取り出し＋人の目で全枚数照合	4分45秒
検算11種＋Excel 8シートの作成・書式直し4回	14分23秒
答え合わせと報告	2分24秒

いちばん時間がかかったのは、読み取りではありませんでした。

読み取りは25枚を2回ずつ、のべ50回読んで3分55秒。1枚あたり9.4秒です。時間を食ったのはExcelの作り込みで14分23秒でした。条件付き書式で色が出ない、グラフの軸ラベルが消える、といったことで3回作り直しています。

一発では通っていません。そこも切らずに出しています。

できた一覧表

8シート構成にしました。①日報一覧（110行）／②要確認／③人ごと／④現場ごと／⑤人×現場／⑥日別／⑦作業内容べつ／⑧現場カレンダーです。

11種類の検算をかけました

一覧にして終わりだと、読み間違いが混ざったまま残ります。次の検算を機械でかけています。

見たこと	結果
作業時間＝終了−開始−休憩1時間になっているか	110人分すべて一致
延べ人工＝合計時間÷8 になっているか	25枚すべて一致
紙に書かれた曜日と、実際の曜日が合っているか	25枚すべて一致
記入もれ	0件
同じ日に同じ人が2か所の現場にいないか	0件
平日なのに日報が無い日	0日
特記事項の「15時終了」と、各人の終了時刻	★5件 食い違い
天候欄と特記事項（雨の記載）	3件 食い違い（参考）

引っかかったのは最後の2つだけです。

★6月9日に何が起きているか

食い違った5件のうち、いちばん分かりやすいのが6月9日です。

	書いてあること
特記事項	午後より降雨のため15時終了
標本 洋一	7:30〜18:00（9.5時間）
標本 三郎	8:00〜16:30（7.5時間）
試作 京子	8:00〜15:00（6時間）
見本 花子	8:00〜16:30（7.5時間）
仮谷 健二	7:30〜16:30（8時間）
仮谷 五郎	8:00〜17:00（8時間）

6人のうち5人が15時を超えています。15時で終わっているのは試作 京子さん1人だけです。

この日の延べ人工は5.8125人（合計46.5時間÷8）として計算されています。もし本当に全員15時で終わっていたなら4.625人です。1.1875人ぶん違います。

1日ぶんならわずかな差ですが、これが月に5件、12か月あれば、原価も労務費も静かにずれ続けます。

ここからが実際の業務です

一覧表を作って「5件おかしいですよ」と言うだけなら、そこで止まります。現場に確認してもらわないと、どちらが正しいかは決まりません。

なので、そのまま確認シート（A4 1枚）と、上長宛のメール文面まで作らせました。

このシートとメール文面までで12分09秒。一覧表と合わせて40分30秒です。

正直に書いておくこと

1. この25枚には、わざと仕込んだ間違いを入れていません。

出てきた5件は、サンプルを作るときに特記事項を機械が割り当てた結果、たまたま噛み合わなくなったものです。「AIが仕込みを見つけた」という話ではありません。

ただし紙の上では実際に矛盾しています。実務でこの日報が回ってきたら、拾うべきものです。

2. 「ファイル名と紙の日付が一致」という検算は、この素材では効いていません。

サンプルの写真はファイル名を機械が付けているので、構造上ずれようがないからです。実物の日報では効きますが、今回の「25枚すべて一致」は手柄ではありません。

3. どちらが正しいかは、書類だけでは決まりません。

6月9日も、機械が言えるのは「特記事項と終了時刻が噛み合っていない」までです。特記事項の書き間違いなのか、終了時刻の書き間違いなのかは、現場に聞かないと分かりません。だから確認シートを作りました。

4. 一覧にするだけなら、正直いろいろなAIでできます。

そこから「誰に何を聞くか」まで持っていけるかどうかが、分かれ目だと思っています。

この作業をやらせるべきか

紙の日報が毎月まとまった枚数で回ってくる会社なら、価値があります。建設・工事・設備・運送のように、現場と事務所が離れている商売です。

逆に、すでに勤怠システムに直接入力している会社では、ここまでの仕組みは要りません。そういう場合はそう申し上げます。

御社の場合はどうか

一番めんどうな業務を1つだけ教えてください。それがAIに渡せるかどうかをお返しします。

「渡せない」という結論になることもあります。そのときは正直にそうお伝えします。