様式がバラバラのExcel10個を1つの表に（そのまま足すと2,953万円ずれます）

同じ会社の現場経費なのに、部署ごとにExcelの様式が違う。

列の順番が違う。見出しの名前が違う。1つのファイルの中に表が2つ入っている。日付が和暦だったり西暦だったり。

よくある話だと思います。今回はこれを10ファイル用意して、1つの表にまとめさせました。

そして、何も考えずに全部貼り付けて合計すると、2,953万円ずれます。

用意したもの

架空のサンプル会社（株式会社サンプル建設）の現場経費です。実在の会社の数字は1件も使っていません。

Excelファイル	10個（様式はすべてバラバラ）
明細	144件
期間	2025年7月1日〜9月29日
現場 / 費目	8現場 / 8費目

出した指示

1_素材キット の10ファイルを読んで、1つの表にまとめてください。
・様式が違うので、列の意味を見て寄せてください
・現場名と費目の表記ゆれがあれば名寄せしてください
・集計表と明細が混ざっていたら、集計表は足さないでください
・判断が必要なことは、勝手に決めずに聞いてください

そのまま足すと、いくらずれるか

ここがこの回の本題です。

	金額
何も考えず全部貼り付けてSUMした場合	104,612,700円
正しい合計	75,078,600円
差	＋29,534,100円（39%多い）

ずれる中身は3つです。

何が起きるか	金額への影響	理由
月別サマリ.xlsx を一緒に足してしまう	＋23,446,200円	これは明細ではなく集計表
「小計」行を明細と一緒に足してしまう	＋10,668,100円	現場別集計.xlsx の途中に3本ある。明細をもう一度足すので二重計上
全角で入力された金額が消える	−4,580,200円	経費表_旧様式.xlsx の12件。全角の「８０７,４００」をExcelは数字ではなく文章として扱う

いちばん怖いのは3つ目です

上の2つは、足しすぎる方向のミスです。合計が明らかに大きくなるので、「あれ、多くないか」と気づける可能性があります。

3つ目は違います。

全角で入力された金額は、エラーも警告も出ません。Excelはそれを数字ではなく文章として扱うので、SUMが数えないだけです。画面上は「807,400」と見えているのに、合計欄の数字が静かに458万円減ります。

セルの色も変わりません。気づく方法は、件数を数えるくらいしかありません。

AIが自分でバグを見つけて直しました

途中で、こういうことが起きました。

Excelを組み立てるときに合計式が最終行を取りこぼして、明細合計が246,400円少なくなっていたんです。

これをAIが自分で見つけて、「これは私のミスでした、直して再度実行します」と言って直しました。

人が仕事をしているときと同じ動き方だと思いました。作って終わりではなく、作ったものを読み返して検算している。ここは切らずに動画に残しています。

判断が要ることは、勝手に決めずに聞いてきます

今回、18項目の質問が返ってきました。しかも「はい／いいえ」で選べる形で、その他の記入欄つきです。

たとえばこういうものです。

• 月別サマリ.xlsx は他の9ファイルの集計になっていません。別扱いにしてよいですか
• 同じ日・同じ現場・同じ費目で金額が違う組が2つあります。どちらを採用しますか
• 税込か税抜かが、どのファイルにも書かれていません。どう扱いますか

こちらは音声で「1番はこうしてください、2番は……」と返すだけで直っていきます。

決めたのはこの3つです。

論点	決めたこと
月別サマリ.xlsx	合計には足さない。別シートで「合わない証拠」として並べる
金額違い2組	どちらも消さずに残して、「要確認」の印を付ける
税込／税抜	「不明」と書いたまま。参考として税抜換算（約6,825万円）を併記

消さずに印を付けて残す、というのが大事なところだと思っています。機械が勝手に片方を捨てると、あとで確認しに戻れません。

月別サマリ.xlsx は、そもそも合っていませんでした

これは今回いちばんおかしかった1件です。

月別サマリ.xlsx は「現場×月」の集計表の形をしています。ところが他の9ファイルの集計になっていません。現場×月の24マス、全部が不一致でした。合計も2,344万円 対 7,507万円で、3倍以上違います。

9ファイルのどの組み合わせなら一致するのかを511通り全部試しても、一致しませんでした。

つまりこのファイルは、どこから来たのか分からない数字が入った集計表です。これを明細と一緒に足していたら、2,344万円が丸ごと乗ります。

うまくいった理由も書いておきます

ここまで自動でできたのには、はっきりした理由があります。

バラバラだったのは「入れもの」だけで、「言葉づかい」はそろっていたからです。

• 現場名 8種類 … 表記ゆれ 0件
• 費目 8種類 … 表記ゆれ 0件

もし「玉名」「玉名現場」「たまな見本」と揺れていたら、ここまで機械では寄せられません。人が1件ずつ見て決めることになります。

様式がバラバラでも、言葉がそろっていれば機械で寄せられる。逆に言うと、まず言葉をそろえておくことが先だと思っています。

なお、日付は10ファイルすべて文字列で入っていました。このままでは並べ替えも月別集計もできません。ここは機械が日付に直しています。

何が分かったか

3か月の現場経費（正しい合計）	75,078,600円
現場別の上位3現場で	全体の46%
月別	7月2,541万／8月2,407万／9月2,558万（波は小さい）
費目のトップ	仮設リース 12,766,800円（全体の17%）

資材購入は12件と件数は少ないのですが、1件あたりの平均は692,775円で最も高い費目でした。件数で見るか金額で見るかで、目を付ける先が変わります。

かかった時間

全部で32分29秒でした。内訳はこうです。

• 10ファイルを読んで1つにまとめるところ自体は、約5分
• 残りは、AIが自分のバグを直していた時間、PDF化でつまずいた時間、こちらの判断を待っていた時間

「5分でできます」とは書きません。判断を待つ時間は必ず発生しますし、そこは人が答えるしかないからです。

できなかったこと

1. 税込か税抜かは、最後まで分かりませんでした。 どのファイルにも書かれていないからです。書いていないものは、機械にも分かりません。

2. 金額違いの2組は、どちらが正しいか決められませんでした。 機械が言えるのは「同じ日・同じ現場・同じ費目で金額が2つある」までです。領収書を見ないと決まりません。

3. 現場名や費目が揺れていたら、ここまで自動ではできません。 今回は揺れが0件だったので寄せられました。運が良かったのではなく、そういう素材だったというだけです。

この作業をやらせるべきか

部署ごと・担当者ごとにExcelが分かれている会社なら、価値があります。

ただし、先にやるべきなのは言葉をそろえることです。現場名と費目の呼び方を1つに決める。そこができていれば、様式がどれだけバラバラでも機械が寄せます。

御社の場合はどうか

一番めんどうな業務を1つだけ教えてください。それがAIに渡せるかどうかをお返しします。

「渡せない」という結論になることもあります。そのときは正直にそうお伝えします。